取引先に渡す請求書の形式や記載するべき項目とは?


商品やサービスを販売・提供することができ、売上を計上できたときには喜びも大きいでしょう。ただ、商取引の慣習としては、売上に対する代金はそのときに受け取るのではなく、1か月分など集計し、後に請求書を渡して入金してもらう形です。

ただ、請求書は商品やサービスを購入してくれた取引先に渡すものなので、正しい形式や書き方を知っておかなければ失礼になります。

そこで、請求書には何を記載するべきなのか、必要な項目をご説明します。

 

相手に配慮した請求書の作成も大切

請求書は売上に対する代金を取引先に請求するための書面です。普段、会計業務の1つとして何気なく行っている場合もあるでしょうが、記載するべき項目に抜かりがあると、予定していた期日に代金を回収できなくなる可能性もあります。

そこで、期日を守って入金してもらえるよう、相手に配慮した請求書を作成できるようにしておきましょう。

 

請求書に記載する項目とは?

請求書に何を記載すればよいのかについては、インターネット上の国税庁の公式サイトを参考に確認してみましょう。

請求書や納品書などに記載する項目として、

  • 作成者の氏名または名称
  • 取引年月日
  • 取引内容
  • 取引金額(税込)
  • 取引先(事業者)の氏名もしくは名称

などが挙げられます。

ただし、小売業や飲食店業、写真業、旅行業などを営む事業者が発行する請求書や納品書などは、取引先の氏名もしくは名称を省略することが可能です。

また、2019年10月1日から2023年9月30日までの期間においては、現行の請求書などの記載事項に、

  • 軽減税率の対象品目であること
  • 税率ごとに合計した対価の額

を、加えることが必要です。

なお、経過措置として交付された事業者が事実に基づいてこの2つの項目を追加で記載してもよいとされています。

 

取引先ならの入金を確実にするために記載しておきたい事柄

請求書の書き方やフォーマットに厳密な取り決めはありません。あくまでも相手に入金してもらうことが目的なので、請求書を受け取り入金する取引先の担当者が分かりやすい内容にしておくことが必要です。

記載するべき項目に抜かりがなければ請求書として問題はありませんが、期日内に入金してもらうためにも次の項目を追加しておきましょう。

  • 請求書番号
  • 請求書発行日
  • 請求者の会社名・電話番号・住所・押印
  • 商品やサービスの名称と内容(数量・単価・小計・消費税など)
  • 振込先
  • 振込手数料
  • 支払期限

 

期日内に入金してもらえる請求書の作成を

事業を営む上で、売上に対する代金が確実に入金されることが大切です。そのためにも請求書に記載しておく必要のある項目に抜かりがないようにしておき、期日を守って入金してもらうための項目の追加なども行い作成しましょう。