請求書や発注書はなぜ必要？ビジネスにおいて発行する書類を紹介

請求書や発注書は、売掛金が発生しているか、内容や金額を確認するための証拠になる書類です。

ビジネスにおいては、請求書や発注書以外にもいろいろな書類が存在します。

その中で、請求書や発注書はなぜ必要なのか、ビジネスにおいて発行する書類を紹介

見積書

依頼を受けた内容から作成する書類で、金額や明細（内訳）、前提条件などを備考欄に記載し、注意事項も明記します。

さらに、その見積書の内容や金額がいつまで有効なのか、期限を記載することが多いといえます。

発注書（注文書）

受注確定後に発行する書類であり、正式に発注する内容を記します。

発注請書（注文請書）

発注書を受領した後、承ったことを通知するために発行する書類です。

品名・数量・納期・支払期限などの契約条件を記載します。

どのような条件で注文を受けたのかを示す明確な証跡になる書類であるものの、発注請書（注文請書）を発行する企業はそれほど多くありません。

念のため発注請書を発行してもらうと、発注した側としては安心です。

また、契約書の代わりに発注書や発注請書を代用することもあります。

なお、1万円を超える場合は、収入印紙の貼付が必要であるため注意してください。

個別契約書

基本契約書と発注書で済ませることも多々ある中で、案件ごとに個別契約書を結ぶケースもあります。

まず基本契約書には、著作権や瑕疵担保期間などについて規定されます。

個別契約書では、契約期間や金額に関係する内容など、案件ごとの内容が記されます。

個別契約書を締結するなら発注書は必要ないため、収入印紙は個別契約書に貼ります。

納品書

納品が完了したときに発行する書類で、納品した商品やサービスの内容が記載されます。

発注した側の経理処理などの都合上、代金を支払うためにも必ず必要とするケースもあります。

請求書

納品が完了した後、その代金を支払ってもらう目的で発行します。

請求金額・支払期限・振込口座などを記し、取引先との間で取り決めた支払サイトにしたがった内容での記載となります。

領収書

代金が支払われた後、入金の確認が取れたら必要に応じて発行する書類です。

取引の流れや事実を証明するためにも必要

ビジネスでは発注する側、その発注を受ける側、それぞれがいろいろなタイミングに応じた書類を作成します。

取引の流れを示す書類でもあり、その事実を証明する意味も持つため、トラブルなど発生させないためにも適切に発行しましょう。