ファクタリングの申し込みを行う場面では、取引先に対して売掛金が発生しているか、その内容や金額を確認するための証拠書類として請求書や発注書をファクタリング会社に提出します。
ビジネスにおいて、取引先との間で活用される書類ですが、他にも色々な書類が存在します。
そこで、それぞれどのような内容をあらわす書類なのか、何のために発行するのか確認しておきましょう。
目次
見積書
依頼を受けた内容から作成する書類で、金額や明細（内訳）、前提条件などを備考欄に記載し、注意事項も明記します。
さらに、その見積書の内容や金額がいつまで有効なのか、期限を記載することが多いようです。
発注書（注文書）
受注が確定した後に発行する書類で、正式に発注する内容を記されます。
発注請書（注文請書）
発注書を受領した後、承ったことを通知するために発行する書類です。
品名、数量、納期、支払期限といった契約条件を記載します。どのような条件で注文を受けたかを示す明確な証跡になりますが、発注請書（注文請書）を発行する習慣がある企業は多くありません。
ただ、人材や資材が不足すると需要よりも供給が少ない場合もあるので、念のため発注請書を発行してもらうと、発注した側としては安心です。また、契約書の代わりに発注書や発注請書を代用することもあります。
なお、1万円を超える場合は収入印紙の貼付が必要となるので注意しましょう。
個別契約書
基本契約書と発注書で済ませることも多々ありますが、案件ごとに個別契約書を結ぶことも行われます。
基本契約書では著作権や瑕疵担保期間などについて規定されますが、個別契約書では契約の期間や金額に関係する内容など、案件ごとの内容が記されます。
個別契約書を締結するなら発注書は必要ありませんので、収入印紙は個別契約書に貼る形となります。
納品書
納品が完了したときに発行する書類で、納品した商品やサービスの内容が記載されます。
発注した側の経理処理などの都合上、代金を支払うためにも必ず必要とするケースもあります。
請求書
納品が完了した後、その代金を支払ってもらう目的で発行します。
請求金額、支払期限、振込口座などを記しますが、取引先との間で取り決めた支払サイトにしたがった内容での記載となります。
領収書
代金が支払われた後、入金の確認が取れたら必要に応じて発行する書類です。
取引の流れや事実を証明するためにも必要な書類
このようにビジネスでは発注する側、その発注を受ける側、それぞれがいろいろなタイミングに応じた書類を作成することになります。
取引の流れを示す書類でもあり、その事実を証明する意味も持つため、トラブルなど発生させないためにも適切に発行するようにしましょう。
