当期に計上した売上による売掛金の回収が、年度をまたぐといったケースでは、会計処理の方法に注意が必要です。
期中に取引が発生しているのにもかかわらず、入金が翌期だったために売上計上を新年度にした場合、売上の計上漏れを指摘されます。
本来の利益と異なる申告では、不適切な会計処理と判断されてしまい、過少申告加算税を納めなければなりません。
そのため売掛金回収が年度をまたぐ場合でも、売上の計上は適切に行うことが必要です。
そこで、年度をまたぐ売掛金回収の会計処理方法について、残高や計上のズレを防ぐコツを解説します。
目次
売掛金回収が年度をまたぐケースとは
売掛金回収が年度をまたぐのは、年度末の売上が翌年度に入金されるケースです。
税法では、売掛金がいつ入金されるかといったタイミングには関係なく、商品を引き渡した時点で売上を計上することが義務付けられています。
期中に取引があったにもかかわらず、入金は翌期といった理由で売上計上も翌期にした場合、税務調査で「売上計上漏れ」や「棚卸計上漏れ」を指摘される恐れがあります。
原則、発生主義で会計処理を行う必要があるため、支払われることが確定した日に記帳します。
商品の販売やサ−ビスの提供など、営業活動で生じた収益は売上となり、後日、その代金を支払ってもらうときには売上金を売掛金で計上することが必要です。
決算で売掛金を計上する仕訳方法
決算で売掛金を計上する仕訳方法を説明します。
たとえば個人で通常は入金月に売上計上している場合、売上計上が12月で翌年1月以降に売上代金が入金されるなど、年度をまたぐ場合の12月の処理は注意してください。
本来、12月の売上分はその年の売上で計上するべきですが、翌年1月の計上では翌年分の売上になってしまいます。
そこで、たとえば個人の12月分の売上50万円が、翌年1月に入金される場合では以下の仕訳処理を行います。
| 12月〇日 | 借 方 | 貸 方 | 摘 要 |
| 売掛金 500,000 | 売上 500,000 | 12月分売上 | |
| 翌年１月〇日 | 借 方 | 貸 方 | 摘 要 |
| 普通預金 500,000 | 売掛金 500,000 | 12月分売上入金 |
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売掛金の残高が合わない理由
本来、取引先へ発行した請求書の額と、後日入金された額は一致するはずです。
しかし売掛金の残高がマイナスになる場合や、請求額と回収額が合わないといったケースでは、その理由として以下の問題が発生している可能性があります。
- 売上の計上漏れ
- 記帳・入力ミス
- 他の勘定科目で計上
- 過入金の発生
- 前受金の計上ミス
- 回収漏れ
それぞれ考えられる理由を説明します。
売上の計上漏れ
売掛金の残高が合わない理由として、売上の計上漏れが挙げられます。
たとえば複数レジがある場合や、複数人が売上を手入力している場合など、計上漏れが発生しやすいといえるでしょう。
単純な売上の計上漏れもあれば、取引先から着手金や手付金などを前受金として受け取った後に売上計上し忘れるといったことで、売掛金が合わなくなったりマイナスになったりします。
記帳・入力ミス
売掛金の残高が合わない理由として、記帳や入力のミスが挙げられます。
たとえば借方と貸方が反対に記入されている場合や、数字の桁間違い、消費税の1円未満の四捨五入の誤りに税込と税抜の混同などです。
他の勘定科目で計上
売掛金の残高が合わない理由として、他の勘定科目で計上しているケースが挙げられます。
売上計上の際に売掛金が発生し、取引先から代金を回収したときには、売掛金を消す仕訳が必要です。
しかし現金や普通預金など、回収手段の相手科目を売掛金以外の勘定科目で仕訳処理してしまうと、売掛金が合わなくなってしまいます。
過入金の発生
売掛金の残高が合わない理由として、取引先からの過入金が発生していることが挙げられます。
取引先が誤って請求額よりも多く入金している場合は、売掛金がマイナスになります。
請求額の見落としや翌月分もまとめて入金したケースなどが考えられるため、取引先に確認して差額を返金するか、前受金で処理し次回請求で相殺するか話し合いましょう。
前受金の計上ミス
売掛金の残高が合わない理由として、前受金の計上ミスが挙げられます。
前受金は、商品やサービスの販売において、引き渡しや提供の前に代金を受け取ったときの勘定科目です。
貸方に前受金を計上するはずだったものの、間違って売掛金にしてしまうと合わなくなってしまいます。
回収漏れ
売掛金の残高が合わない理由として、回収漏れが挙げられます。
取引先から回収する売掛金は、請求書や取引単位で支払われるとは限りません。
特定の期間に発生した取引分の支払いをまとめて入金されるケースもあれば、資材などのリース総額の一部のみが入金されるなどの場合もあります。
そのため取引先ごとの売掛金の発生や、支払期日・支払方法について、適宜・適切に管理することが大切です。
売掛金の計上ズレを防ぐコツ
売掛金がマイナスになったり合わなかったりといった事態を起こさないためには、日頃の会計処理などに対する管理を徹底することが必要です。
本来、当期に計上されるはずだった売上が翌期に計上されれば、期ズレとなり売掛金の発生時期にもずれが生じます。
そこで、売上の期ズレによる売掛金の計上ズレを防ぐために、以下のコツを押さえた上で管理を行いましょう。
- 顧客情報を一元化する
- 顧客ごとの締日管理を徹底する
- 会計システムを導入する
それぞれ説明します。
顧客情報を一元化する
売掛金の計上ズレを防ぐために、顧客情報を一元化しましょう。
部署によって管理における取引先が異なる場合には、社内で共通の顧客情報を共有しにくくなります。
そこで、社内で共通する顧客ごとのIDなどの割り当てを行い、どの部署から閲覧したときでも同じ情報を確認できるようにしておきます。
社内で情報を一元化すれば、顧客からの問い合わせにスムーズに対応できるようになり、与信管理も円滑に進めることができます。
顧客ごとの締日管理を徹底する
売掛金の計上ズレを防ぐために、顧客ごとの締日管理を徹底しましょう。
取引先によって、いつを掛け取引の締日にするのか異なる場合は、特に管理に注意が必要です。
月末を締日に設定することが一般的ではあるものの、中には15日や20日を締日とするケースもあるでしょう。
仮に月半ばが締日のときには、締日以降に取引が発生すると翌月請求に含めることを忘れてしまう恐れもあります。
締日の一括管理ではなく、顧客ごとの締日に応じた管理を行うことで、請求漏れなどを防ぐことにつながります。
会計システムを導入する
売掛金の計上ズレを防ぐために、会計システムを導入しましょう。
エクセルの表計算で売掛金管理表を作成すれば、取引先ごとの売掛金データ管理も可能です。
関数を組むことが難しい場合には、会計業務の効率化が可能である会計ソフトなどを導入すると、確認の手間を軽減させたりズレなどを迅速に修正したりしやすくなります。
まとめ
売掛金の回収が年度をまたぐときは、年度末の売上が翌年度に入金されるケースです。
売上の計上は、商品の引き渡し時点で行う発生主義が原則であり、期中の取引分を翌期計上してしまうと、税務調査で指摘される恐れがあります。
売掛金の適切な管理を行い、残高が合わないときやマイナスになる場合はその原因を洗い出し、管理を見直すことが必要です。
残高が合わない事態を防ぐためにも、顧客情報の一元化や顧客ごとの締日管理の徹底などを行い、会計システムを導入することを検討するとよいでしょう。
