取引先ごとの売掛金残高を把握することが必要な理由


会社を経営する上で、経理業務の中で重要になるものの1つに売掛金管理があります。
商品の売上に対する未回収の代金が売掛金ですが、この売掛金が入金されるタイミングは取引先によって異なるため、しっかりと残高の管理をしていく必要があります。
売掛金は売上計上の後に一定期間をおいてから入金されますので、売上高を伸ばしても代金の回収ができていなければ資金繰りは悪化するでしょう。
売掛金を回収するまでが販売活動と認識して、売掛金など債権管理の重要性について理解しておくことが必要です。

売掛金の入金があった場合には?
売掛金に対しての入金があった場合、取引先の支払通知等などを検証しながら入金額と売上計上額を照合して確認しましょう。
毎月の売掛金の動きだけでなく、残高と合致しているかで間違いを見過ごすことを防ぐことができます。

入金されない売掛金への対応は?
入金されるべき金額が長期間入金されないまま残っている場合、取引先に入金を促すことが必要になります。
売掛金残高の検証を的確に行いたいのであれば、決算期末などに残高確認状を取引先に宛てて送付するといったことも行うと良いでしょう。

売掛金管理で注意したいこと
会社で売掛金を管理する上で、同時に整備していきた管理体制は次の通りです。どこまで体制が整っているかを確認してみましょう。

・与信管理
顧客や取引先などの支払能力を評価して債権回収がスムーズに行えるように、与信限度枠を設定して取引を行います。

・受注、販売管理
注文内容の数量や価格、品質、納期などを確認し、対応困難なものでないか、事前に確認しておくことが必要です。
また、万一取引先との間で生じたトラブルなどに対応できるように、売上伝票や納品書、出荷指示書、受領書などの控えは保管しておきましょう。
売上戻りや値引き、割戻といった売上がマイナスになる取引は社内で承認を得る方法と会計処理の方針を明確化しておくことが必要です。不明確なリベートや処理や記帳の間違いを防止することになります。

・回収管理
マイナス残高や不明な残が生じることを防ぐためにも、売掛金が入金された時の確認と管理体制を整備しましょう。
債権を発生日ごとに管理できる売掛金年齢表を作成することも必要ですし、入金が遅れがちな売掛金については書面による残高確認などを行った上で回収していくことが必要です。

売掛金の回収は社内全体で行うことも必要
毎月の売掛金の入金額や残高の検証、決算期末の残高確認状の検証などを行いながらしっかりと管理していくことが必要です。
経理、資金、営業のそれぞれの部門が連携しながら情報を共有し、迅速に対応していくようにしましょう。
売掛金の残高をしっかりと把握しておかなければ、結局は会社の資金繰りなどにも影響を及ぼし社内全体の問題になります。
請求件数が50や100となれば属人的な管理方法は限界となる可能性もありますので、システム化できる部分などについて検討も必要になるでしょう。