契約書と覚書は、どちらも当事者間で契約内容に合意したことを記録した文書です。
覚書も契約書と同様に扱われるため、合意内容に関する共通認識を確認するときに利用されます。
契約書の補足として覚書を作成することが多いといえますが、ビジネスの場面において違いを理解しておくことが必要です。
そこで、契約書と覚書の違いや、覚書の書き方や作成するメリットとデメリットを解説します。
目次
契約書と覚書の違い
契約書と覚書は、ビジネスにおける決定事項などについて、当事者間で合意した内容を文書化した書面です。
基本的な法的な効力は同じといえますが、当事者間の合意や約束ごとの記載があれば、表題はどちらの場合でも法的効力は変わりません。
そこで、契約書と覚書などの違いを以下に分けて説明します。
- 契約書
- 覚書
- 誓約書
- 念書
契約書とは？法的な効力や流れ・書き方とポイントをわかりやすく解説
契約書
「契約書」とは、当事者間における契約の成立・変更・追加などを証明する文書であり、契約が締結されたことを証明する書面といえます。
取引の条件・権利義務などが記載される文書であり、当事者双方が確認した内容を文書化します。
作成する理由は、取引を巡るトラブルやリスクを回避するためであり、認識や解釈の違いで起こる争いを防ぐためにも必要です。
社内でのコンプライアンス意識を高めること上や、透明性や法令遵守に対する意識のアピールにもつながるため、信用力の向上にもつながりやすくなります。
覚書
「覚書」とは、当事者間で契約書作成の前段階で合意した内容を、取りまとめて文書に残すことや、既存の契約書を補足するために作成する書面です。
当事者同士で約束・合意したことを忘れないようにまとめた文書であるため、契約書の一部と捉えることもできます。
覚書の性質は契約書に近いため、仮に表題が「覚書」と記載されている場合でも、法的には「契約書」とみなされることはあります。
誓約書
「誓約書」とは、当事者の一方がもう一方へ特定の事項を約束し、義務を負うことを文書にした書面です。
契約書は当事者双方の合意のもとで作成するのに対し、誓約書は当事者の一方が作成し、署名・押印後に他方へ差し入れる文書であるため合意を示す書類ではありません。
念書
「念書」とは、当事者の一方が他方に約束した内容を記載した書面です。
約束を守らなければならない当事者が、もう一方の当事者へその内容を記載して差し出します。
一方の当事者が差し出す書面であるため、受け入れる側の当事者の署名・押印はなく、約束を守るべき当事者の署名・押印の実であることが多いといえます。
法的拘束力はない書面であるものの、交わした内容を証拠として残す機能や、約束を守ることへの心理的なプレッシャーを与える効果は期待できるといえるでしょう。
覚書が必要な場面
契約書ではなく、覚書が必要になる場面は、主に以下の3つです。
- 契約締結前の合意
- 契約締結後の条件決定
- 契約締結後の条件変更
それぞれ説明します。
契約締結前の合意
覚書は、当事者間で取り決めした内容を記した文書であり、契約書を補完する役割のある書面です。
そのため契約前の基本合意に関する確認の意味で、合意した事項を書面として残すときに作成することが多いといえます。
また、契約締結まで時間がないものの速やかに合意を取り付けたいときや、契約締結後に詳しい条件を決めたいときにも作成します。
契約締結後の条件決定
契約締結の段階では、具体的な契約金額・契約期間・納期などの期間などの条件が確定していないこともあります。
しかし条件を確定するまで契約締結を先延ばしにすると、取引が進まなかったり取りやめになったりする恐れもあるため、先に覚書を作成して契約を締結します。
詳しい条件を取り決め、当事者間で合意をしたときに、改めて契約書を作成することが多いといえます。
契約書に「〇〇については別途協議のうえで定める」と記載・作成後に、追加で別途協議した内容を覚書にまとめて最終的な契約締結することもあります。
契約締結後の条件変更
当事者を取り巻く経営環境や状況が常に変わっているため、契約締結後に契約条件や取引内容が変更されることもあります。
この際、変更した内容を証拠として残すため、変更契約書を覚書で作成します。
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覚書の書き方
覚書も契約書の一種であるため、契約書に準じた書き方をします。
A4用紙で2～4枚程度のボリュームになることが一般的であるものの、複数枚に渡るときには製本し、当事者同士の割印を押しておきましょう。
また、契約書と同様に覚書も当事者数の部数を用意します。
覚書の書き方は以下のとおりです。
なお、経済産業省でも「型の取り扱いに関する覚書（ひな形）」でひな形を公開しているため、書き方の参考にするとよいでしょう。
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覚書（①表題・タイトル）
〇〇（以下、「甲」）と、□□（以下、「乙」）は、下記の通り合意する。（②前文）
記（③本文） 1、 以上 本覚契約成立を証するため、本書2通を作成し甲乙両者記名押印の上、各1通ずつ保有するものとする。 （④後文） 年 月 日 （⑤日付・署名・捺印） 甲 住所 〇〇〇〇〇〇 乙 住所 〇〇〇〇〇〇 |
① 表題・タイトル
表題・タイトルは、「覚書」と記載します。
ただ内容をわかりやすく示したいのなら、「〇〇に関する覚書」などの表題でも問題ありません。
② 前文
「前文」に記載する内容は、誰が当事者で、どのような契約条件に合意するのかです。
当事者はそれぞれ「甲」「乙」と略称に置き換えれば、その後の記載で会社名を記載せずに済みます。
既存の契約書や関連書類がある場合は、「令和〇〇年〇月〇日締結「〇〇契約書」」などの記載をしておきます。
③ 本文
「本文」には箇条書きで当事者双方が合意した内容を記載します。
既存の契約書の内容を変更する場合は、変更前と変更後の違いを明確に記しておくことが必要になります。
④ 後文
「後文」は、覚書の作成通数や誰が記名・押印するのか、保管方法などを本文の後に記載します。
明確に後文を記載しておくことにより、覚書が何通存在するのか、誰が保管しているのか確認できるため保有を巡るトラブルを防ぐことができます。
⑤ 日付・署名・捺印
覚書の「日付」は、覚書の契約内容に合意し、締結する日です。
覚書を締結する日付を記載し、当事者双方の「署名」と「捺印」をすることで、記載の内容に合意したことをより証明しやすくなります。
契約書と覚書における収入印紙の扱い
覚書で契約を締結する場合、内容が印紙税法による課税文書に該当すれば、印紙税の課税対象になります。
そのため収入印紙を貼付することが必要であり、貼り忘れると過怠税などの対象になるため注意してください。
なお、収入印紙が必要な契約書は、以下の文書に該当するケースです。
| 第1号文書（不動産売買契約書・金銭消費貸借契約書など） 第2号文書（工事請負契約書など） 第5号文書（合併契約書・吸収分割契約書・新設分割契約書） 第7号文書（取引基本契約書・業務委託契約書など） 第12号文書（信託契約書） 第13号文書（保証契約書） 第14号文書（金銭・有価証券の寄託契約書） 第15号文書（債権譲渡・債務引受けの契約書） |
契約書に貼付する収入印紙の金額は、文書の種類や契約金額で変わるため、詳しくは国税庁「No.7140 印紙税額の一覧表（その1）第1号文書から第4号文書まで」で確認するとよいでしょう。
収入印紙が必要な契約書とは？種類や金額・貼る上でのルールを解説
覚書の法的効力
覚書も契約書と同じ内容などが記載されているのなら、法的効力は変わりません。
法的効力があると判断されるためには、以下の一定条件を満たしていることが必要です。
- 当事者間の合意がある
- 具体的で現実的な内容である
それぞれ説明します。
当事者間の合意がある
覚書は、記載されている内容について、当事者間で合意が形成できていることが必要です。
文書の表題に関わらず、当事者の一方が契約内容について示し、もう一方が受諾したときに契約成立となります。
双方が契約内容に納得し、互いに認めた形式でビジネスを進めることへ合意していなければ、法的効力は生じないといえます。
契約内容を変更する場合、当事者の一方が作成した変更内容を記した覚書を他方へ送付しただけでは法的効力はなく、必ず合意を得ることが必要です。
具体的で現実的な内容である
覚書の内容が、具体的で現実的でなければ、当事者双方の合意があったとしても法的効力を有することはありません。
第三者が見ても理解できる内容でなければならないため、抽象的な表現や内容は避けましょう。
また、物理的に実現することが難しく、明らかに社会通念の範囲から逸脱している内容なども、現実的ではないため法的効力は認められません。
そのため覚書を作成するときは、具体的な日時などを盛り込み、履行できる要件が揃っているか見直すことが必要です。
覚書作成のメリット
覚書は契約書と密接に関連して作成されることが多いため、商談で決まった価格や納期などを取り決め、後日、正式に契約書を取り交わす前段階の文書として活用されます。
そのため覚書を作成するメリットは以下のとおりです。
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日本的な契約慣行のもとで、文書の表題を「契約書」ではなく「覚書」としたほうが馴染みやすいことは大きなメリットといえます。
覚書作成のデメリット
本来は契約書を作成しなければならないのに、契約慣行を許容した覚書を多用してしまうと、いろいろな問題が生じやすくなることはデメリットです。
具体的には、覚書には以下のデメリットがあると考えられます。
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覚書の表題であいまいな文言による権利義務を規定したことで、紛争や訴訟などで具体的な権利・義務を主張しにくくなる恐れがあります。
契約書に付随する覚書が増えれば、文書を一元管理しにくくなり、契約内容の実体を把握できなくなってしまいます。
その結果、問題解決に時間がかかってしまうことも覚書濫用のデメリットと言えます。
まとめ
覚書は契約書の一つといえるため、法的効力においても大きな違いはありません。
商慣習上は、契約書を補完する目的で作成されることが多いといえますが、濫用すると一元管理しにくくなるなど問題が発生します。
ただし契約書よりも取り扱いやすく、馴染みやすいことはメリットといえるため、ビジネスにおいてどちらを作成するべきか場面によってうまく使い分けるようにしましょう。
